Secretaria II: (T2-05-675-2)

Depende del Jefe de la Oficina de Control Institucional

Sus funciones son:

• Recepcionar, registrar, clasificar, distribuir y archivar los documentos y expedientes recibidos.
• Redactar documentos con criterio propio de acuerdo con indicaciones generales de la jefatura.
• Tomar dictado taquigrafiado en reuniones y conferencias y redactarlos.
• Recepcionar a los usuarios que soliciten entrevista con el Jefe de Oficina y atender la comunicación telefónica.
• Organizar y administrar con responsabilidad el acerbo documentario de la oficina.
• Organizar y administrar la biblioteca de la oficina
• Mantener actualizado el soward y/o libros de registro de resoluciones, de cargos, proyectos y otros.
• Velar por la seguridad, conservación y mantenimiento de los bienes (Mobiliario, infraestructura, documentos y otros) de la Oficina.
• Mantener actualizado el Inventario Físico de la Oficina en coordinación con la Oficina de Administración-control patrimonial.
• Transcribir las normas específicas que corresponde a la oficina, emitido por la DRE, o Ministerio de Educación, para difusión.
• Elaborar informes, oficios, memorandum y otros documentos.
• Elaborar el cuadro anual de requerimientos para el funcionamiento de la oficina
• Elaborar el cuadro de distribución de útiles de escritorio y con el visto bueno del Jefe de Oficina hacer entrega a cada trabajador los materiales, útiles de escritorio y accesorios proporcionados por el área de Abastecimientos.
• Realizar seguimiento y control sobre la documentación que se tramita en la Oficina.
• Orientar e informar al público sobre la situación de los documentos y/o expedientes que se encuentra en trámite.
• Cumplir otras funciones que el Jefe de Oficina le asigne.